Sistema e-Flexware

Cómo registrar los saldos iniciales de clientes y proveedores.

Pasos a seguir para registrar los saldos iniciales de clientes y proveedores, conformados a partir de comprobantes entregados o recibidos con anterioridad a la fecha de implementación del Sistema.

Presentamos a continuación los casos que pueden plantearse:

• Caso 1: Se desea registrar cada uno de las comprobantes no saldados.

• Caso 2: No se desea registrar cada uno de los comprobantes no saldados.

Detallamos a continuación cada caso en particular:

Caso 1: Se desea registrar cada uno de las comprobantes no saldados.

Para ingresar los comprobantes adeudados por los clientes, se deberá acceder a las siguientes opciones:

Por esta opción se ingresan al Sistema las operaciones de venta que no requieren de la emisión de los comprobantes. Parte del funcionamiento de esta opción depender de la definición ingresada para el puesto de trabajo en el que se está operando.

Para ingresar los comprobantes adeudados a los proveedores, se deberá acceder a las siguientes opciones:

Por esta opción se ingresan al Sistema los comprobantes de compras recibidos de los proveedores, y si se desea, se emiten sus borradores.

Caso 2: No se desea registrar cada uno de los comprobantes no saldados.

Se deberá ingresar un comprobante para cada cliente que tenga saldo deudor, y un comprobante para cada proveedor con saldo acreedor.

Para ello, se presentan dos alternativas:

1. Ingresar un comprobante cuya clase sea “Factura” para cada cliente deudor, y para cada proveedor acreedor.
   
2. Ingresar un comprobante de ajuste a la cuenta corriente para cada cliente deudor y para cada proveedor acreedor.

A continuación se detallan ambas alternativas.

Se sugiere analizar las mismas, y seleccionar aquella que se considere conveniente de acuerdo a la operatoria de la empresa.

Alternativa 1:

Ingresar un comprobante cuya clase sea “Factura” para cada cliente deudor, y para cada proveedor acreedor.

Para ingresar los importes adeudados por los clientes, se deberá acceder a las siguientes opciones:

Por esta opción, ingresar al Sistema un comprobante para cada cliente deudor, por el monto total adeudado.

Por ejemplo, si un cliente adeuda dos facturas, una por $1000, y otra por $800, y se le entregó una nota de crédito por $200, se deberá ingresar para éste, un comprobante clase “Factura” por $1000+$800-$200=$1600

Si el cliente tiene, por ejemplo, una Nota de Crédito a favor por $300 y no tiene facturas pendientes, se deberá ingresar un comprobante clase “Nota de Crédito” por $300.

Para ingresar los importes adeudados a los proveedores, se deberá acceder a las siguientes opciones:

Por esta opción, ingresar al Sistema un comprobante para cada proveedor acreedor, por el monto total que se le adeuda.

Por ejemplo, si se le adeuda a un proveedor dos facturas, una por $1000, y otra por $800, y se recibió una nota de crédito por $200, se deberá ingresar para‚ éste, un comprobante clase “Factura” por $1000+$800-$200=$1600.

En caso de tener, por ejemplo, una Nota de Crédito a favor por $300 y no tener facturas pendientes, se deberá ingresar un comprobante clase “Nota de Crédito” por $300.

Nota:

Para una mejor identificación de los comprobantes correspondientes a saldos iniciales, se sugiere:

• Definir un tipo de comprobante cuya clase sea “Factura” o “Nota de Crédito” para registrar saldos iniciales, con un código distinto al que se utilizará para la registración de los comprobantes recibidos a partir de la implementación del Sistema.
• Indicar como número de comprobante, alguno que identifique a aquellos que engloban los correspondientes a comprobantes con saldo pendiente, por ejemplo: 99999999

Importante:

Tener en cuenta, que estos comprobantes no deberán ser exportados al Sistema de Contabilidad General ni incluidos en ningún Subdiario de IVA Ventas/Compras, por lo que se deberán ingresar con una fecha anterior a la de implementación del Sistema.

Alternativa 2:

Ingresar un comprobante de ajuste a la cuenta corriente para cada cliente deudor y para cada proveedor acreedor.

El Sistema provee dos tipos de comprobantes definidos para efectuar ajustes a la cuenta corriente:

AJC: Ajuste Crédito
AJD: Ajuste Débito

Ambos podrán ser usados en los circuitos de Ventas y de Compras.

La clase a la que corresponde el tipo de comprobante AJC, es “Ajuste Crédito de la Cta. Cte.”, mientras que el tipo de comprobante AJD corresponde a la clase “Ajuste Débito de la Cta. Cte.”

En el circuito de Ventas, el comprobante AJC tiene un efecto en la cuenta corriente opuesto a los recibos, notas de crédito y comprobantes similares, mientras que el comprobante AJD tiene un efecto en la cuenta corriente opuesto a las facturas y comprobantes similares.

En el circuito de Compras, el comprobante AJC tiene un efecto en la cuenta corriente opuesto a las facturas y comprobantes similares, mientras que el comprobante AJD tiene un efecto en la cuenta corriente, opuesto a las órdenes de pago, notas de crédito y comprobantes similares.

Para ingresar los importes adeudados por los clientes, se deberá acceder a las siguientes opciones:

Por esta opción, ingresar al Sistema un comprobante para cada cliente deudor, por el monto total adeudado.

Por ejemplo, si el cliente adeuda dos facturas, una por $1000, y otra por $800, y se le entregó una nota de crédito por $200, se deberá ingresar un comprobante clase “Ajuste Crédito de la Cta. Cte.”, por ejemplo, “AJC”, por $1000+$800-$200=$1600.

Si el cliente tiene, por ejemplo, una Nota de Crédito a favor por $300 y no tiene facturas pendientes, se deberá ingresar un comprobante clase “Ajuste Débito de la Cta. Cte.”, por ejemplo, “AJD”, por $300.

Para ingresar los importes adeudados a los proveedores, se deberá acceder a las siguientes opciones:

Por esta opción, ingresar al Sistema un comprobante para cada proveedor, por el monto total que se le adeuda.

Por ejemplo, si se le adeuda a un proveedor dos facturas, una por $1000, y otra por $800, y se recibió una nota de crédito por $200, se deberá ingresar un comprobante clase “Ajuste Débito de la Cta. Cte.”, por ejemplo, “AJD”, por $1000+$800-$200=$1600.

En caso de tener, por ejemplo, una Nota de Crédito a favor por $300 y no tener facturas pendientes, se deberá ingresar un comprobante clase “Ajuste Crédito de la Cta. Cte.”, por ejemplo, “AJC”, por $300.

Nota:

Para una mejor identificación de los comprobantes correspondientes a saldos iniciales, se sugiere:

• Definir un tipo de comprobante tipo “Ajuste Crédito de la Cta. Cte.” o “Ajuste Débito de la Cta. Cte.” para registrar saldos iniciales, con un código distinto al que se utilizará para la registración de ajustes a la cuenta corriente, que se deban ingresar a partir de la implementación del Sistema.
• Indicar como número de comprobante de ajuste, alguno que identifique a aquellos que engloban los correspondientes a comprobantes con saldo pendiente, por ejemplo: 99999999

Tener en cuenta que los ajustes a las cuentas corrientes de clientes y proveedores, por su naturaleza, sólo generan comprobantes de uso interno de la empresa.

Estos comprobantes no generan movimiento de iva para el Subdiario de IVA Ventas/Compras, pero sí generan asientos para la Contabilidad General. Por tal motivo, y como no se deberán exportar, ingresarlos con una fecha anterior a la de implementación del Sistema.

Importante:

Tener en cuenta que durante la registración de una cobranza o un pago, no se podrá efectuar la aplicación a comprobantes correspondientes a ajustes a la cuenta corriente, sino que deberá efectuarse una vez confirmados.

En el caso de un recibo, se deberá acceder a las opciones: MENU PRINCIPAL / CUENTAS A COBRAR / COMPENSACION ENTRE COMPROBANTES.

En el caso de una orden de pago, se deberá acceder a las opciones: MENU PRINCIPAL / CUENTAS A PAGAR / COMPENSACION ENTRE COMPROBANTES.