Sistema e-Flexware

Cómo realizar la generación de asientos.

Le informamos los pasos a seguir para la generación de asientos.

1. Definir las condiciones generales para la conexión con el módulo de Contabilidad General.

   Para ello, acceder a las siguientes opciones:

 

Acceder a la solapa Contabilidad.

Se solicitan los siguientes datos:

• Empresa: Seleccionar la empresa de Contabilidad General con la que se desea conectar el Sistema.
• Ejercicio: Indicar el ejercicio de la empresa de Contabilidad General al cual se desea exportar los asientos de las operaciones registradas en el Sistema. El plan de cuentas a utilizar es el del ejercicio en curso.
• Exportar a Contabilidad comprobantes de Libros de IVA provisorios:

• Compras: Esta casilla determina si se desea exportar asientos de comprobantes de compras pertenecientes a Libros de IVA cerrados (definitivos) o no cerrados (provisorios). De no tildarla, sólo se exportan comprobantes que fueron incluidos en Libros de IVA cerrados.
• Ventas: Esta casilla determina si se desea exportar asientos de comprobantes de ventas pertenecientes a Libros de IVA cerrados (definitivos) o no cerrados (provisorios). De no tildarla, sólo se exportan comprobantes que fueron incluidos en Libros de IVA cerrados.

• Concepto para los asientos detallados: Para la generación de asientos detallados de los circuitos de ventas, compras, cobranzas y pagos se indica el concepto fijo que se encargará de armar el Sistema.

• Ventas: Las opciones presentadas son:

S/Tc Nro.Comp. dd/mm/aaaa

S/Tc Nro.Comp. Clie: Cod.Clie

S/Tc Nro.Comp. Desc.Cliente

• Compras: Las opciones presentadas son:

S/Tc Nro.Comp. dd/mm/aaaa

S/Tc Nro.Comp. Prov: Cod.Prov.

S/Tc Nro.Comp. Desc.Prov.

• Cobranzas: Las opciones presentadas son:

S/Tc Nro.Comp. dd/mm/aaaa

S/Tc Nro.Comp. Clie: Cod.Clie

S/Tc Nro.Comp. Desc.Cliente

• Pagos: Las opciones presentadas son:

S/Tc Nro.Comp. dd/mm/aaaa

S/Tc Nro.Comp. Prov: Cod.Prov.

S/Tc Nro.Comp. Desc.Prov.

 

2. Realizar la asignación de las imputaciones contables. Para ello, acceder a las siguientes opciones:

El Sistema necesita relacionar determinados elementos y datos (por ejemplo: artículos, proveedores, etc.) con las cuentas contables que los representan. Esta relación hace posible la generación de los asientos.

En el presente instructivo, denominaremos genéricamente conceptos a dichos elementos y datos.

En este punto se efectúa la relación de cada uno de los conceptos de las tablas del Sistema con las cuentas contables del plan de cuentas. El plan de cuentas que se ofrece es el correspondiente a la Empresa - Ejercicio indicados en Administrador de Gestión / Parámetros / Conex. como se indicó en el punto 1 de este instructivo.

Los distintos conceptos se agrupan en carpetas, con el fin de facilitar la tarea:

• Impuestos
• Liquidación de IVA
• Regímenes especiales
• Conceptos No Gravados en IVA

• Descuentos y Redondeos

  • Descuentos Cedidos
  • Descuentos Comerciales (Clientes)
  • Descuentos Financieros
  • Bonificaciones y Descuentos Comerciales (Artículos)
  • Descuentos y recargos varios
  • Descuentos obtenidos y Redondeos
• Proveedores
• Artículos
• Conceptos
• Clientes
• Finanzas
  • Cajas
  • Cuentas Bancarias
  • Orígenes Varios
  • Aplicaciones Varias
  • Cheques de Terceros
  • Documentos
    • Documentos - Clientes
    • Documentos - Proveedores
  • Diferencias de Cotización
  • Situaciones
  • Causas de Emisión
• Tipos de Comprobantes de Stock

Para cada opción de último nivel, el Sistema ofrece una ventana con una lista editable para ingresar las cuentas contables correspondiente.

Cuando se presenta la ventana con la lista editable, presionando el botón secundario del mouse sobre la grilla, se ofrece un menú contextual con las siguientes opciones:

- Agregar fila: Para incorporar una nueva relación

- Eliminar fila: Para desvincular un concepto de una cuenta contable. Previamente seleccionar la relación que se desea eliminar.

- Insertar fila: Tiene la misma funcionalidad de Agregar Fila, pero intercalando un renglón.

- Asignación masiva: Mediante esta facilidad puede asignarse masivamente una cuenta contable a todos los conceptos que se ofrecen o a un rango de los mismos. Se presenta una ventana solicitando el rango a considerar. En esta ventana se ofrece una casilla de verificación: Modifica los existentes. Marcando la misma, a los conceptos que ya estaban relacionados con una cuenta contable se les asigna la nueva cuenta indicada en la asignación masiva.

- Listar: Para imprimir la relación concepto - cuenta contable, con el propósito de permitir su verificación.

Para relacionar un concepto con una cuenta individualmente, en primer lugar indicar el código del concepto con el cual se quiere relacionar la cuenta (un Artículo, un Proveedor, un Cliente, etc.). Con la tecla F2 se obtiene una ventana de selección con los datos de la tabla respectiva. Para indicar la cuenta que se quiere relacionar, puede ingresarse el código de la misma o bien presionar la tecla F2 para elegirlo de la ventana de selección que presenta el Sistema. Para abandonar la carga de la grilla presionar la tecla ESC y luego el botón CERRAR.

 

Importante:

Los conceptos de las carpetas Liquidación de IVA y de Descuentos obtenidos y Redondeos que se ofrecen para la relación con cuentas, son proporcionados por el Sistema y no obedecen a una tabla actualizada por el usuario. En estos casos el menú contextual solamente ofrece:

- Modificar: Para cambiar la cuenta contable indicada.

- Eliminar: Para desvincular la cuenta del concepto.

 

Nota:

Para cada uno de los conceptos de todas las carpetas, excepto Liquidación de IVA y Regímenes Especiales, se debe indicar una cuenta contable por cada apertura contable, pudiéndose repetir la misma cuenta.

 

Se detalla a continuación cómo efectuar la asignación:

 

• IMPUESTOS

En este grupo se incluyen los conceptos relativos al crédito y débito fiscal de IVA, los regímenes de retenciones, percepciones y pagos a cuenta de impuestos y los conceptos no gravados en IVA.

 

Liquidación de IVA

Relacionar con cuentas los siguientes conceptos:

• IVA Débito Fiscal: Indicar la cuenta contable que representa el débito fiscal del IVA.
• IVA Débito Fiscal liberado: Según regímenes de promoción.
• IVA Crédito Fiscal Directo Ventas Gravadas Mercado Interno Normal: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal por compras (excepto de bienes de uso) vinculado directamente con ventas gravadas en el mercado interno.
• IVA Crédito Fiscal Directo Ventas Gravadas Mercado Interno Bienes de Uso: Ingresar la cuenta utilizada para registrar contablemente el crédito fiscal por compra de bienes de uso, vinculado directamente con ventas gravadas en el mercado interno.
• IVA Crédito fiscal Liberado: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal liberado de IVA correspondiente a regímenes de promoción.
• IVA Responsable No Inscripto: Ingresar la cuenta utilizada para registrar contablemente el monto de la sobretasa o acrecentamiento que un responsable inscripto cobra a un responsable no inscripto.
• IVA Crédito Fiscal Directo Exportación Normal: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal por compras (excepto de bienes de uso) vinculado directamente con exportaciones.
• IVA Crédito Fiscal Directo Exportación Bien de Uso: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal por compras de bienes de uso, vinculado directamente con exportaciones.
• IVA Crédito Fiscal Prorrateable Normal: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal por compras (excepto de bienes de uso) que se imputan de acuerdo con la proporción (ventas gravadas + ventas no gravadas + exportaciones) / ventas totales.
• IVA Crédito Fiscal Prorrateable Bien de Uso: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal por compras de bienes de uso que se imputan de acuerdo con la proporción (ventas gravadas + ventas no gravadas + exportaciones) / ventas totales.
• IVA Crédito Fiscal Prorrateado Exportación Normal: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal computable por compras (excepto de bienes de uso) que se obtiene al aplicar el coeficiente mensual calculado sobre las ventas de exportaciones para el prorrateo de las compras normales.
• IVA Crédito Fiscal Prorrateado Ventas Gravadas Mercado Interno Normal: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal computable por compras (excepto de bienes de uso) que se obtiene al aplicar el coeficiente mensual calculado sobre las ventas en el mercado interno para el prorrateo de las compras normales.
• IVA Crédito Fiscal Prorrateado Exportación Bien de Uso: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal computable por compras que se obtiene al aplicar el coeficiente mensual calculado sobre las ventas de exportaciones para el prorrateo de las compras de bienes de uso.
• IVA Crédito Prorrateado Ventas Gravadas Mercado Interno Bien de Uso: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal computable por compras que se obtiene al aplicar el coeficiente mensual calculado sobre las ventas en el mercado interno para el prorrateo de las compras de bienes de uso.
• IVA Crédito Fiscal Normal No Computable: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal por compras (excepto de bienes de uso) vinculado a operaciones del mercado interno exentas o no alcanzadas o que pasan a ser no computables una vez aplicado el coeficiente de prorrateo.
• IVA Crédito Fiscal Bien de Uso No Computable: Indicar la cuenta que representa el crédito fiscal por compras de bienes de uso vinculado a operaciones del mercado interno exentas o no alcanzadas, o que pasan a ser no computables una vez aplicado el coeficiente de prorrateo.
• IVA Crédito Fiscal No Computable por Regla de Tope: Indicar la cuenta que representa el importe del crédito fiscal por compras que pasa a ser no computable una vez aplicada la alícuota a la base imponible.
• IVA Saldo a Favor Técnico: Indicar la cuenta que representa el saldo a favor del contribuyente, sin considerar el resultante de exportaciones del mes anterior.
• IVA Saldo a Favor Técnico Exportaciones: Indicar la cuenta que representa el saldo a favor del contribuyente, resultante de exportaciones del mes anterior.
• IVA Saldo Favor Libre Disp.: Indicar la cuenta que representa el saldo que corresponde a Retenciones, Percepciones, Retenciones especiales de ingreso y otros pagos a cuenta a favor del contribuyente.
• IVA a Pagar: Indicar la cuenta que representa el monto que corresponde a los pagos realizados a la AFIP por los importes mensuales de IVA a Pagar.
• IVA Solicitudes Reintegro Crédito Fiscal Exportaciones: Indicar la cuenta que representa el reembolso por exportaciones solicitado.
• IVA Actualizaciones Impositivas: Indicar la cuenta que representa el importe correspondiente a actualizaciones impositivas realizadas.
• IVA Ajuste Anual Artículo 12: Indicar la cuenta que representa el ajuste realizado en la declaración jurada del mes de cierre del ejercicio tomando en cuenta la afectación real efectuada sobre conceptos prorrateables.

 

Regímenes Especiales

Para cada régimen especial ingresado a través de Administrador General/ Tablas/ Regímenes Especiales, se debe indicar:

• Cuenta contable para compras: Indicar la cuenta utilizada para el régimen especial en las operaciones de compras.
• Cuenta contable para ventas: Indicar la cuenta utilizada para el régimen especial en las operaciones de ventas.

 

Conceptos No Gravados en IVA

Para cada concepto no gravado en IVA ingresado a través de Administrador General/ Tablas/ Conceptos no Gravados en IVA, se debe indicar la cuenta contable que corresponde a los mismos.

 

• DESCUENTOS Y REDONDEOS

 

Descuentos Cedidos

El Sistema permite el control diferenciado, y la correspondiente imputación separada, de los distintos tipos de descuentos otorgados a los clientes, distinguiendo los efectuados genéricamente en razón de la clasificación del cliente, de las condiciones de venta, de las bonificaciones por artículo o concepto y de los descuentos y recargos varios :

• Descuentos comerciales (Clientes): Indicar las cuentas con las cuales se relacionan los descuentos comerciales definidos a través de e-Flexware/ Ventas/ Clientes/ Tablas relativas a clientes/ Descuentos Comerciales.
• Descuentos financieros: Indicar las cuentas con las cuales se relacionan los descuentos financieros definidos a través de e-Flexware/ Ventas/ Clientes/ Tablas relativas a clientes/ Descuentos Financieros.
• Bonificaciones y descuentos comerciales (Artículos): Indicar las cuentas con las cuales se relacionan los descuentos comerciales definidos a través de e-Flexware/ Artículos/ Tablas relativas a artículos/ Bonificaciones y Descuentos Comerciales.
• Descuentos y recargos varios: Indicar las cuentas con las cuales se relacionan los descuentos y recargos varios para clientes, definidos a través de e-Flexware/ Ventas/ Descuentos y Recargos Varios.

 

Descuentos Obtenidos Y Redondeos

Indicar las cuentas que se relacionan con los siguientes conceptos:

• Redondeo: Se refiere a los descuentos que se realizan a clientes para cobrar una cifra redondeando los centavos. Ver lo indicado a través de e-Flexware/ Ventas/ Definición para el ingreso de comprobantes, en la solapa Comerciales.
• Descuentos Financieros Obtenidos: Indicar la cuenta que se utiliza para imputar los descuentos relacionados con la condición de pago, obtenidos de los proveedores.
• Descuentos Comerciales Obtenidos: Indicar la cuenta que se utiliza para imputar los descuentos comerciales obtenidos de los proveedores.

 

• PROVEEDORES

Indicar la cuenta contable a asignar a los proveedores.

 

• ARTÍCULOS

Para el ingreso de las cuentas contables relacionadas con los artículos se solicita:

• Cuenta para el Costo de Ventas: Indicar la cuenta que se utiliza para la emisión del informe de Costo de mercadería vendida, a través de e-Flexware/ Ventas/ Informes/ Costo de Mercadería Vendida, cuando el ordenamiento seleccionado es Imp. cont. costos - Imp. cont. compras , o bien Punto de venta - Imp. cont. costos - Imp. cont. compras
• Cuenta para las Compras: Indicar la cuenta contable que se utiliza para asentar las compras de artículos.
• Cuenta para las Ventas: Indicar la cuenta que se utiliza para contabilizar las ventas de los artículos.
• Cuenta para Inventario: Indicar la cuenta que se utiliza en el asiento de stock.

 

• CONCEPTOS

Ingresar las cuentas contables que se utilizarán para los conceptos que se definen a través de e-Flexware/ Administrador de Gestión/ Tablas/ Conceptos. El Sistema solicita:

• Cuenta para las Compras: Indicar la cuenta contable que se utiliza para asentar las compras de conceptos.
• Cuenta para las Ventas: Indicar la cuenta que se utiliza para contabilizar las ventas de los conceptos.

 

• CLIENTES

Indicar la cuenta contable a asignar a los clientes.

 

• FINANZAS

 

Cajas

Indicar la cuenta contable para cada una de las Cajas, definidas a través de e-Flexware/ Finanzas/ Tablas relativas a Finanzas/ Cajas.

 

Cuentas Bancarias

Indicar la cuenta contable para cada una de las Cuentas Bancarias, definidas a través de e-Flexware/ Finanzas/ Tablas relativas a Finanzas/ Cuentas Bancarias.

 

Origenes Varios

Indicar la cuenta contable para los Orígenes Varios, definidos a través de e-Flexware/ Finanzas/ Tablas relativas a Finanzas/ Orígenes Varios.

 

Aplicaciones Varias

Indicar la cuenta contable para las Aplicaciones Varias, definidas a través de e-Flexware/ Finanzas/ Tablas relativas a Finanzas/ Aplicaciones Varias.

 

Cheques De Terceros / Otros

Para cada tipo de cheque u otro tipo de valor (definido a través de e-Flexware/ Finanzas/ Tablas relativas a Finanzas/ Tipos de Valores) indicar las cuentas que se utilizan para registrar los movimientos donde intervienen. Se permite indicar una cuenta distinta para asentar los cheques rechazados.

 

Documentos

• Documentos - Clientes: Se debe indicar la cuenta contable que corresponde utilizar cuando intervienen documentos en operaciones de ventas, según el cliente y el tipo de documento (ver los tipos de documentos definidos a través de e-Flexware/ Finanzas/ Tablas relativas a Finanzas/ Tipos de Pagarés y otros Documentos).
• Documentos - Proveedores: De la misma manera que para los documentos de clientes, indicar la cuenta que corresponde utilizar cuando intervienen documentos en operaciones de compras, según el proveedor y el tipo de documento.

 

Diferencias De Cotización

Para cada moneda extranjera indicar con qué cuenta contable se asientan las diferencias ocasionadas por variaciones en las cotizaciones de cheques o documentos. Estas variaciones son las que se originan entre el momento en que el medio de pago ingresa a la empresa y el momento en el que sale de la empresa. Por ejemplo, el cheque de un tercero que ingresa a la empresa por un valor de 100 dólares, equivalente a 99 pesos, y sale por un valor equivalente a 101 pesos: se debe contabilizar una diferencia de cotización de 2 pesos para la moneda dólar. Situaciones Indicar la cuenta contable correspondiente a las Situaciones definidas a través de e-Flexware/ Finanzas/ Tablas relativas a Finanzas/ Situaciones.

 

Causas De Emision

Indicar la cuenta contable correspondiente a las Causas de Emisión definidas a través de e-Flexware/ Administrador de Gestión/ Tablas/ Causas de Emisión.

 

• TIPOS DE COMPROBANTES DE STOCK

Indicar la cuenta contable correspondiente a los tipos de comprobantes del circuito Stock, definidos a través de e-Flexware/ Administrador de Gestión/ Tablas/ Tipos de comprobantes. Intervendrá en el asiento de stock.

3. Realizar la exportación de asientos al Sistema de Contabilidad General. Para ello, acceder a las siguientes opciones:

 

En caso de existir errores durante el proceso de generación, el Sistema emite un informe de la exportación con fines de control. La exportación al Sistema de Contabilidad General es automática. Si el Sistema de Contabilidad General al cual se exportan los asientos es de la línea Premium, éstos pasarán como "Listos para Mayorizar". Si en cambio, el Sistema pertenece a la línea Classic, los asientos pasarán como "Mayorizados".

El Sistema ofrece una ventana en cuya parte superior muestra una grilla con los siguientes agrupamientos de asientos:

• Compras · Cobros en Cuenta Corriente
• Cobros Varios · Resumen DDJJ Original
• Pago de IVA DDJJ (Original o Rectificativa)
• Resumen DDJJ Rectificativas
• Movimientos de Fondos
• Pagos en Cuenta Corriente
• Pagos Varios
• Stock
• Ventas

Se debe elegir el o los tipos de asientos para los cuales se desea realizar la generación. Para ello marcar el o los agrupamientos utilizando el botón principal del mouse.

Al seleccionar cada uno de los agrupamientos se habilita en la parte inferior de la pantalla, la solapa correspondiente.

 

En cada solapa se solicita:

 

• Forma de Generación:

   

• Resumido: Si el Sistema de Contabilidad General al cual se exportan los asientos es de la línea Premium, se genera un asiento resumen por día, por el total de las operaciones de cada uno de los días que se consideren. Si en cambio, el Sistema pertenece a la línea Classic, se genera un único asiento por el total de las operaciones de los días considerados (si el rango considerado abarca distintos meses, se generan asientos distintos para las operaciones a considerar de los distintos meses).
• Detallado: Se genera un asiento por cada comprobante registrado o emitido por el Sistema.

• Tipo de Asiento:

Se ofrecen los Tipos de Asientos definidos en el Sistema de Contabilidad General. En el caso de seleccionar el circuito de Movimientos de Fondos, se deberá indicar si se desea considerar movimientos Reales, Estimados o Ambos. Si el asiento a generar es Resumido, no se puede seleccionar movimientos Reales y Estimados simultáneamente.

 

• Considerar Asientos:

   

  • Pasados: Marcando esta casilla se incluirán asientos que se han exportado al Sistema de Contabilidad General con anterioridad.
  • No Pasados: Marcando esta casilla se incluirán asientos que se han exportado al Sistema de Contabilidad General. Es la opción que se utilizará mormalmente.

• Punto de Registración:

Permite indicar el Punto de Registración al que pertenecen los comprobantes que se desea exportar. En caso de no indicar ninguno, se asumirá que el mismo no fue asignado en el ingreso del comprobante. Sólo se solicita para los asientos de Compras, Ventas, Cobros en Cuenta Corriente y Pagos en Cuenta Corriente.

 

• Fechas:

Ingresar el rango de fechas de emisión entre las cuales se considerarán los comprobantes a incluir, correspondientes al tipo de asiento seleccionado.

 

• Desde: Ingresar la fecha de emisión desde la cual se considerarán los comprobantes a incluir, correspondientes al tipo de asiento seleccionado.
• Hasta: Ingresar la fecha de emisión hasta la cual se considerarán los comprobantes a incluir, correspondientes al tipo de asiento seleccionado.

 

• En los pases que no tienen distribución por centro de costos, realizar automáticamente la distribución considerando la asignada por defecto en las cuentas contables de Contabilidad General:

Señalar esta casilla de verificación si se desea que el Sistema genere dicha distribución.

 

• Declaraciones Juradas:

Este dato se solicita en el caso de asientos Resumen DDJJ Original, Pago de IVA DDJJ (Original o Rectificativa) y Resumen DDJJ Rectificativas. Marcar la opción Seleccionar e indicar en la grilla de selección la declaración jurada a considerar. Informar la fecha con la que se desea generar el asiento.

Importante:

Si el comprobante tiene asociado un código de Apertura Contable, el asiento se genera teniendo en cuenta la Cuenta Contable asignada a dicha apertura.

Presionando el botón ACEPTAR, se procede a la exportación de asientos informándose en una ventana el avance del proceso, la cantidad de asientos generados y los errores que pudieron presentarse.

Si un asiento no balanceara, se exportará como borrador, si el Sistema de Contabilidad General al cual se exportan los asientos pertenece a la línea Premium, caso contrario (se trata de la línea Classic de Contabilidad General), no se realizará dicha exportación, detallándose el motivo en el informe de errores correspondiente.