Sistema e-Flexware

Cómo trabajar con Apertura Contable.

Le informamos cómo trabajar con Apertura Contable.

El Sistema permite asociar cada operación a una actividad o unidad de negocios.

Este identificador es llamado en forma genérica "Apertura Contable", y tiene como fin permitir asignar a una misma entidad (cliente, artículo, proveedor, concepto, etc.) cuentas contables distintas, de acuerdo a la apertura contable indicada en el movimiento ingresado.

Funcionalmente puede ser útil, por ejemplo, para diferenciar contablemente las operaciones de mercado normal, de las exportaciones, o para separar las operaciones de las distintas Unidades de Negocio de una Empresa.

Es requisito que el comprobante o movimiento de fondos que se registra pertenezca a una única unidad de negocio. Para ello el plan de cuentas debe abrirse en función de las unidades de negocio.

Teniendo en cuenta esto, para trabajar con apertura contable se deberán seguir los siguientes pasos:

1. Definir aquellas entidades relacionadas a su gestión por las que se desea asignar una imputación contable diferente. Para ello, acceder a las siguientes opciones:

Se presenta una ventana de actualización de tablas.

Por cada apertura contable se solicitan los siguientes datos:

• Código: De 4 caracteres.
• Descripción: De 15 caracteres.
• Tipo de asiento: Informar el tipo de asiento con el que se debe grabar en el Sistema de Contabilidad el asiento correspondiente al movimiento que se ingresó con esta apertura contable. El tipo de asiento que aquí se indique tiene prioridad sobre el tipo de asiento que se selecciona al realizar la generación de asientos. Si como tipo de asiento se indica Ninguno, se exporta con el tipo de asiento seleccionado a través de e-Flexware/ Contabilidad/ Generación de asientos. De esta manera, se evita asignar imputaciones contables distintas a las distintas unidades de negocio, ya que por el Sistema de Contabilidad General se puede emitir informes filtrando por tipo de asiento, permitiéndose seleccionar uno o todos los tipos de asientos.

Una vez finalizado el ingreso, presionar el botón ACEPTAR para confirmar los datos ingresados.

 

2. Al ingresar movimientos de fondos, cobros o pagos varios, cobranzas a clientes o pagos a proveedores, ingreso de saldos iniciales/ajustes, o movimientos de stock, asignar la apertura contable para aquellos movimientos que lo requieran. También se puede ingresar en los comprobantes de compras y ventas, accediendo desde la solapa Datos Generales a la solapa Impositivos/Contables.

   Importante:

   Apertura Contable es un módulo adicional, de contar con el mismo y no poder asignar la apertura contable en la carga de comprobantes de venta, ingresar a e-Flexware/ Ventas/ Definición para el ingreso de comprobantes, y en la solapa Comerciales tildar la casilla que indica que se desea modificar los datos impositivos/contables (para saber sobre que definición modificar dicho dato, acceder a e-Flexware/ Administrador de Gestión/ Tablas/ Puestos de Trabajo, posicionarse sobre el puesto de trabajo sobre el que se ingresó al Sistema, y en la solapa Ventas chequear dicha información.

   A través de las opciones e-Flexware/ Ventas/ Definición para el ingreso de comprobantes, solapa Comerciales, se puede indicar el código de apertura contable habitual para el ingreso de comprobantes de ventas (indicarlo, o elegirlo de la ventana de selección que muestra el Sistema digitando la tecla F2). Éste será propuesto al ingresar un comprobante de ventas, pudiendo ser modificado en el momento de la carga del comprobante, si se tilda la casilla Permite Modificar, para Datos Impositivos/Contables.

    

3. Realizar la asignación de las imputaciones contables de los distintos datos (Artículos, Proveedores, etc.). Para ello, acceder a las siguientes opciones:

Los distintos datos se agrupan en carpetas, con el fin de facilitar la tarea:

• Impuestos
  • Liquidación de IVA
  • Regímenes especiales
  • Conceptos No Gravados en IVA
• Descuentos y Redondeos
  • Descuentos Cedidos
    • Descuentos Comerciales (Clientes)
    • Descuentos Financieros
    • Bonificaciones y Descuentos Comerciales (Artículos)
    • Descuentos y recargos varios
  • Descuentos obtenidos y Redondeos
• Proveedores
• Artículos
• Conceptos
• Clientes
• Finanzas
  • Cajas
  • Cuentas Bancarias
  • Orígenes Varios
  • Aplicaciones Varias
  • Cheques de Terceros
  • Documentos
    • Documentos - Clientes
    • Documentos - Proveedores
  • Diferencias de Cotización
  • Situaciones
  • Causas de Emisión
• Tipos de Comprobantes de Stock

Nota:

Para cada uno de los elementos de todas las carpetas, excepto Liquidación de IVA y Regímenes Especiales, se debe indicar una cuenta contable por cada apertura contable utilizada para cada uno de ellos, pudiéndose repetir una misma cuenta para distintas aperturas contables de un elemento. En el caso de Liquidación de IVA y Regímenes Especiales, la discriminación por actividad o unidad de negocio puede obtenerse a través del manejo de tipos de asientos, según lo indicado en el punto 1 del presente instructivo.

 

Ejemplos:

Supongamos que el Artículo A se vende al Cliente 1 (cliente del país) y al Cliente 2 (cliente del exterior), y se ingresan las ventas a Clientes locales con apertura contable LOC - Ventas Locales, y las ventas a Clientes del exterior con apertura contable EXT - Ventas al Exterior.

Si se registra una venta para el Cliente 2 el Sistema se fijará la cuenta contable de ventas para el Cliente 2, apertura EXT, y la cuenta contable de ventas para el Artículo A, apertura contable EXT.

De no encontrar dichas imputaciones asignadas, el Sistema no generará el asiento y emitirá un mensaje de error:

"Código de apertura EXT: Falta asignar la cuenta contable al artículo A"

"Código de apertura EXT: Falta asignar la cuenta contable al cliente 2"

Si se registra un comprobante con el Artículo A para alguno de los dos Clientes, y no se ingresó apertura contable, el Sistema se fijará la cuenta contable de ventas para el Cliente 1 o el Cliente 2 según corresponda, sin apertura contable, y la cuenta contable de ventas para el Artículo A sin apertura contable.

De no encontrar dichas imputaciones asignadas, el Sistema no generará el asiento y emitirá un mensaje de error:

"Falta asignar la cuenta contable al Artículo A"

"Falta asignar la cuenta contable al Cliente X"