Sistema e-Flexware

Cómo registrar distribución de gastos por centros de costos.

e-Flexware® permite efectuar distribución de gastos por centros de costos, a partir de registración de comprobantes de compras, movimientos de fondos y pagos varios.

Para ello, será necesario disponer del Sistema de Contabilidad General para Windows provisto por Sistemas Bejerman S.A.

Luego de exportar asientos desde e-Flexware® al Sistema de Contabilidad General para Windows, podrán emitirse desde este último, informes en los cuales se detallan el total de gastos para cada uno de los centros de costos, facilitando así la Contabilidad de Costos, evolución de desempeño u otros fines semejantes.

Se detalla a continuación los pasos a seguir en el Sistema de Contabilidad General, a fin de poder informar a distribución por centros de costos en el Sistema e-Flexware®.

• Ingresar al Administrador de Contabilidad General en su forma habitual, y seleccionar el ejercicio correspondiente con el que el Sistema e-Flexware® se encuentra conectado.
  
  Para ello, acceder a las siguientes opciones:

• Seleccionar la ficha "Tablas" y ingresar a la opción "Parámetros". En este punto se ingresan o modifican los datos correspondiente al período seleccionado.
  
  Puede tildar los campos "Discrimina Centros de Costos obligatoriamente" y "Permite discriminar por Centros de Costos parcialmente", según sus necesidades o preferencias.

• Definir los Centros de Costos que, asignados porcentualmente a las cuentas del Plan de Cuentas, permitirá emitir los informes distribuyendo los importes registrados en cada una de las cuentas según el porcentaje de pertenencia a cada Centro de Costos, y luego agruparlas por este criterio.
  
  Para ello se deberá ingresar, desde la ficha de Tablas, en Definición de Centros de Costos y realizar el alta de Areas, Secciones y Centros de Costos.
  
  Para realizar el alta de Areas, acceder a las siguientes opciones del Administrador de Contabilidad General:

Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:

Se deberán ingresar los siguientes datos:

• Código: alfanumérico de 4 caracteres. La tabla de Areas se presentará ordenada por este dato.
• Descripción: alfanumérico de 30 caracteres.
• Habilitada: Este casillero deberá estar tildado para poder utilizar el Area creada.

Para realizar el alta de Areas, acceder a las siguientes opciones del Administrador de Contabilidad General:

Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:

Se deberán ingresar los siguientes datos:

• Código: alfanumérico de 4 caracteres. La tabla se presentará ordenada por este dato.
• Descripción: alfanumérico de 30 caracteres.
• Habilitada: Este casillero deberá estar tildado para poder utilizar la Sección creada.

Para realizar el alta de Centros de Costos, acceder a las siguientes opciones del Administrador de Contabilidad General:

Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:

Se deberán ingresar los siguientes datos:

• Código: alfanumérico de 4 caracteres. La tabla de Centros de Costos se presentará ordenada por este dato.
• Descripción: alfanumérico de 30 caracteres.
• Areas: Seleccionar de la lista desplegable el Area correspondiente que se creó con anterioridad.
• Secciones: Seleccionar de la lista desplegable la Sección correspondiente que se creó con anterioridad.
• Habilitada: Este casillero deberá estar tildado para poder utilizar el Centro de Costos creado.

• Informar los porcentajes de distribución por centros de costos para cada una de las cuentas para las que se se desee tal discriminación.
  
  Tener en cuenta que el Sistema e-Flexware® permite modificar la apertura por Centros de Costos para los ítems (artículos o conceptos) que se ingresen en un comprobante de compras, para las aplicaciones varias que se indiquen en la registración de un pago vario, o para las aplicaciones varias, orígenes varios y cajas que se indiquen como aplicación de un movimiento de fondos.
  
  Para asignar tal distribución, acceder a las siguientes opciones de Administrador de Contabilidad General:

Posicionarse sobre la cuenta contable a la cual se le desea asignar los Centros de Costos.

En la ficha "Detalle" se deberá seleccionar la opción "Discrimina por Centros de Costos", para poder asociar los Centros de Costos con la Cuenta Contable.

Seleccionar la ficha "Centros de Costos" para poder definir la distribución para la cuenta contable seleccionada.

Se mostrará una pantalla similar a la siguiente:

En la tabla de Centro de Costos, ingresar los códigos de Centros de Costos (o seleccionarlos de la ventana que se presenta con <F2>) y los porcentajes pertinentes.

La distribución puede hacerse entre varios o ningún Centro de Costos, y la suma de los porcentajes asignados puede ser inferior al 100%, pero nunca superarlo.

Nota:

Si la distribución varía notablemente para cada registración del gasto, o bien, en algunos casos no se debe indicar distribución para algún centro de costos en particular, asignar cero como porcentaje de distribución para cada uno de los centros. De esta forma, se podrá modificar el porcentaje en el Sistema e-Flexware®, y la registración podrá realizarse en forma más ágil.

Se detalla a continuación los pasos a seguir en el Sistema e-Flexware® para registrar distribución por centros de costos.

Las posibilidades para informar tal distribución son las siguientes:

• A partir de comprobantes de Compras:
  
  Acceder a las siguientes opciones:

Al ingresar como detalle del comprobante un artículo o concepto que tenga asignada como imputación una cuenta contable a la que se indicó apertura por centros de costos, se presentará una ventana con los centros de costos asignados a dicha cuenta en el Sistema de Contabilidad General para Windows, y los porcentajes informados para cada uno de ellos.

Se podrá modificar los porcentajes presentados para los centros de costos, dar de baja los informados, e ingresar otros.

• A partir del ingreso de Pagos Varios.
  
  Acceder a las siguientes opciones:

Al efectuar un pago vario, sólo se pueden registrar movimientos de fondos cuya aplicación sea “Aplicaciones varias”.

Si la aplicación varia ingresada en el movimiento tiene asignada como imputación una cuenta contable a la que se indicó apertura por centros de costos, se presentará una ventana con los centros de costos asignados a dicha cuenta en el Sistema de Contabilidad General para Windows, y los porcentajes informados para cada uno de ellos.

Se podrá modificar los porcentajes presentados para los centros de costos, dar de baja los informados, e ingresar otros.

Mostrará luego, una pantalla como la siguiente:

Una vez ingresada la aplicación varia que fue asignada a una cuenta contable con apertura por centros de costos, se presentará una ventana como la siguiente:

• A partir del ingreso de Movimientos de Fondos.
  
  Acceder a las siguientes opciones:

Si como aplicación del movimiento de fondos, se selecciona una aplicación varia, un origen vario o una caja cuya imputación contable corresponde a una cuenta a la que se indicó apertura por centros de costos, se presentará una ventana con los centros de costos asignados a dicha cuenta en el Sistema de Contabilidad General para Windows, y los porcentajes informados para cada uno de ellos.

Se podrá modificar los porcentajes presentados para los centros de costos, dar de baja los informados, e ingresar otros.

Nota:

Lo habitual es asignar cuentas con distribución por centros de costos para aplicaciones varias, y no para orígenes varios y cajas, ya que en un movimiento de fondos, un origen vario se usa en la aplicación, para registrar anulaciones o ajustes de orígenes varios, y “cajas” ingresado como aplicación, representa un ingreso de fondos, y no un gasto.

Se detalla a continuación, cómo efectuar la exportación de asientos al Sistema de Contabilidad General para Windows.

Nota:

Tener en cuenta que la distribución por Centros de Costos no queda reflejada a través de listados del Sistema e-Flexware®, sino que se deberá efectuar la exportación al Sistema de Contabilidad General, y emitir informes a través de este último.

• Generación de asientos de Compras, Movimientos de Fondos, Pagos en Cuentas Corrientes y Pagos Varios.
  
  Se deberá acceder a las opciones: MENU PRINCIPAL / CONTABILIDAD / GENERACION DE ASIENTOS.
  
  Se verá una pantalla similar a la siguiente en la cual habrá que seleccionar los asientos que se desean generar y en cada una de las fichas correspondientes, especificar los datos de exportación de los mismos:

Si al registrar las diferentes operaciones en e-Flexware® no se realizó la correspondiente distribución por Centros de Costos, se deberá tildar la opción que se encuentra al pie de la pantalla para que esa distribución se haga en forma automática al generar los asientos considerando la distribución que se les asigno a las cuentas en el Sistema de Contabilidad General para Windows.

Se detalla a continuación los informes sobre centros de costos que pueden emitirse desde el Sistema de Contabilidad General para Windows.

• Listado de Asientos.
  
  Acceder para ello a las opciones:

Seleccionar el Tipo de Informe como se muestra a continuación:

Tener en cuenta que se debe acceder a la ficha "Avanzadas" y seleccionar la opción "Centros de Costos" en el apartado "Mostrar..." para ver la distribución en cada uno de los asientos.

Nota:

Para una cuenta del plan de cuentas, la suma de los subtotales por centros de costos, coincidirá con el total de la cuenta sólo si en cada movimiento su importe fue distribuido en su totalidad entre distintos centros de costos.
La eventual diferencia, responderá a importes sin asignar.

• Listado de Mayor.
  
  Acceder para ello a las opciones:

Seleccionar el Tipo de Informe como se muestra a continuación:

Tener en cuenta que al seleccionar como Ordenamiento a "Centros de Costos, Cuenta y Fecha"; se podrá seleccionar un rango de Centros de Costos a incluir, accediendo en la ficha "Asientos".

• Listado de Balances de Saldos y de Sumas y Saldos.
  
  Acceder para ello a las opciones:

Seleccionar el Tipo de Informe como se muestra a continuación:

Tener en cuenta que al seleccionar como Ordenamiento a "Centros de Costos" en cualquiera de los dos tipos de listados; se podrá seleccionar un rango de Centros de Costos a incluir, accediendo en la ficha "Asientos".